В этой статье продолжаем тему открытия своей точки общественного питания. После публикации первой части статьи, к нам обратилосьбольшое количество читателей с различными вопросами и сегодня мы ответим на некоторые из них.
Бухгалтерия и документация. Правильное ведение документооборота и своевременная сдача всей отчетности в налоговые и иные органы - залог «безпроблемного» существования.Как же этого добиться? Во-первых, нанять профессионального бухгалтера, который или будет постоянно находиться в заведении или, же если кафе небольшое, работать удаленно, периодически приезжая и осуществляя все необходимые действия. Заниматься этим самостоятельно, не имея специального образования и опыта – не рекомендуем, так как это может привести к печальным последствиям.
Собственник, еще перед регистрацией фирмы, должен выбрать систему налогообложения, оптимальную для его деятельности. Это может быть общая система налогообложения или упрощенная. При упрощенной системе, налоги уплачивается либо с выручки (точный процент устанавливают местные органы управления), либо с доходов за вычетом расходов, то есть с прибыли. Если в регионе предусмотрен налог на вмененный доход (ЕНВД), который применяется для предприятий, имеющих зал площадью меньше 150 кв.м. или предлагающих еду на вынос, организация обязана выбрать в качестве упрощенной системы налогообложения - ЕНВД. Выбор системы налогообложения необходимо делать одновременно с регистрацией организацией, чтобы сразу же подать необходимые документы в налоговый орган, например заявление на переход упрощенный режим налогообложения подается в течение 5 дней с момента выдачи свидетельства о регистрации. От выбранной системы налогообложенияи зависит схема всего документооборота, а также специфика работы бухгалтера.
Процесс документооборота в заведении общественного питания зависит от его размера и бюджета, запланированного на его открытие – можно вести все ручным способом, занося данные в компьютер, а можно полностью автоматизированным способом – купить специальное электронное оборудование, с помощью которого все действия официантов и остальных работников автоматически будут попадать в компьютер. Вообще же написать подробно про каждый тип заведения общественного питания – в одной статье – практически нереально, поэтомуприведу пример ведения «примитивного» стандартногодокументооборота в небольшом кафе, на открытие которого нет большой суммы денег, а работать, тем не менее, начинать надо. В случае же неограниченного бюджета и работы «большого» заведения общие принципы остаются, а процесс лишь автоматизируется и немного усложняется. Итак, рассмотрим схему внутреннего оборота документов:
1.Калькуляционные, технологические итехнико-технологические карточки.Эти слова у обычного обывателя или начинающего ресторатора чаще всего ассоциируются с чем-то абсолютно непонятным и загадочным. Но, тем не менее – в этом нет ничего страшного. Достаточно один раз разобраться в их оформлении, как сразу же все станет просто и ясно.
Обе карточки заполняются на каждое блюдо, находящееся в меню заведения.Именно поэтому,первый шаг в данном разделе документооборота – составить точное меню. Затем, на основе сборника рецептур устанавливаются нормы вложения сырья, и начинается расчет калькуляционной и технологической карточки. Если в кафе планируется приготовление собственных фирменных блюд, то составляются технико-технологические карточки. Составлением этих документов должен заниматься шеф-повар, зав.производством или сторонний специалист, который за определенную сумму денег проведет все необходимые расчеты, а Вашим поварам лишь останется осуществлять готовку блюд, ориентируясь на эти данные.Калькуляционная карточка – документ, в котором осуществляется расчет стоимости одного блюда. В ней указываются все ингредиенты блюда по граммам, их цена (по которой вы приобрели этот продукт) и затем осуществляется расчет цены готового блюда – складываетсясебестоимость всех ингредиентов и умножается на процент наценки (в общепите он обычно составляет от 100 до 500%).Технологическая карточка – документ, вкотором расписано по граммам составблюда, его вес, и подробно описан сам процесс его приготовления .
2.Закуп продуктов (первый). На закуп продуктов шеф.поваром или зав.производством составляется заявка, в которой отражается весь список необходимых продуктов. Собственник заведения, получив эту заявку, делает соответствующие заказы поставщикам,а те продукты, на которые с поставщиками договора не заключены, покупает самостоятельно – в магазинах, на оптово- розничных базах или на рынке. При этом, обязательно нужно брать все чеки – как на овощи, так и на булку хлеба. Даже если Ваше предприятие работает по упрощенной системе налогообложения и, по идее, вы не обязаны документально отсчитываться за расходы. Чеки необходимы в первую очередь, для правильного списания всех продуктов. Иначе, вернувшись из магазинов с полной сумкой еды и, начав заполнять документы, Вам придется потратить массу времени на тренировку памяти – сидя за столом и, видя перечень купленных продуктов, пытаться вспомнить по какой же цене они все были приобретены, слушая при этом недовольное бурчание поваров о том, что им теперь приходится перевешивать все продукты. Кстати о весе- по моему опыту,указный на упаковке вес продукта, купленного в магазине – далеко не всегда соответствует истине. Не буду писать, что обвешивают нас, покупателей, в каждом магазине – но, тем не менее, за несколько лет моего опыта такие факты встречались, мягко говоря, много раз. Так что, будьте бдительны и заставляйте поваров заново взвесить всевозможные продукты. А в следующий раз, попав в магазин, где вас обманули, требуйте с продавцов при вас взвесить каждую единицу покупаемого товара. После того, как продукты закуплены или привезены поставщиками, заполняется товарная накладная, где указываются все продукты (по граммам или в штуках), цены по которым они приобретены и цены со своей наценкой.Именно по ценам со своей наценкой и будут принимать продукты на кухне.
Эти цены берутся из калькуляционных карточек или же, для удобства, можно составить один сводный документ, где перечислены абсолютно все продукты, которые есть в меню и используются в готовке блюд. Чеки же прикрепляются к авансовым отчетам (отчетный документ, который должен заполнить человек, получивший деньги от организации), где зафиксированы денежные расходы на закуп продуктов по цене их покупки.
3.Повара на кухне и бармены в баре в течение смены должны вести товарный отчет. Выглядит это следующим образом: они принимают товар по ценам в накладной и фиксируют у себя в отчете весь приход, затем в конце смены они записывают в него все то, что продано (бармены), и то, что ушло на готовку (повара), ориентируясь на заказники (бумажки, в которой официанты записывают заказ от клиента). В конце смены повара и бармены обязательно снимают остатки, то есть пересчитывают всю оставшуюся продукцию, как в количественном выражении, так и в стоимостном. И в результате осуществляют расчет в товарном отчете – берут сальдо на начало своей смены, прибавляют к нему приход (поступившую продукцию), отнимают расход (отпущенную и проданную продукцию) и получают сальдо (остаток), который переходит в товарный отчет на начало следующий смены. При пересменке повара и бармены должны сосчитать остатки всей продукции, оставшейся на кухне и в баре путем взвешивания и пересчета, и составить акт приемки-передачи или ведомость остатков. Если в результате, на кухне по факту осталось больше продукции, чем было отпущено по документам, то получается излишек. Если же по факту продукции на кухне меньше, чем отпущено, то получается недостача. В момент пересдачи (при снятии остатков) в небольшом заведении лучше всего присутствовать собственнику, что значительно повышает правильность всего происходящего, так как иначе, безконтрольный персонал начнет активно «химичить», делая казалось бы, невозможные вещи для сокрытия недостачи (которая может списываться с зарплаты поваров и барменов) или излишек, например, бармен попытается в быстром темпе незаметно забрать себе лишние чипсы, спрятать бутылку пива или коньяка к себе в маленькую женскую сумочку…
Кроме вышеперечисленных документов, которые являются основополагающими в общепите, должен осуществляться также и бухгалтерский учет, штатное расписание, учет рабочего времени, составляться план меню, акт о списании продукции, акт о битье посуды и пр.
Вообще, жесткий контроль над персоналом - обязательная составляющая ведения эффективного бизнеса. Иначе, повара и бармены могут творить невероятные чудеса, стараясь «выкрутится» в сложной ситуации или улучшить свое личное финансовой положение. Например, у меня в ночном клубе случилась такая ситуация: была пятница, и соответственно пришло огромное количество народа, играли приглашенные диджеи, выступали стриптизерши, пели какие - то группы и, соответственно на кухню поступило огромное количество заказов. Мы ходили по клубу, наблюдали за персоналом, торопили официантов и смотрели за клиентами, но неожиданно обнаружили, что повара проявляют какую-то странную активность, пытаясь через окошко, посмотреть как едят клиенты за одним из столиков. Причем ажиотаж возник и среди официантов, которые столпились в этом же зале и также через окошко переговаривались с поварами, абсолютно забыв про всех клиентов. Когда я зашла на кухню, то выяснилось, что повара при заказе продукции, забыли упоминуть яйца и неправильно рассчитали количество мяса. В итоге когда в 4 утра клиенты решили поесть омлет с мясом, на кухне не было ингредиентов и повара решили выкрутиться, чтобы, мы (начальство) не сделали им выговор. Они взяли половинку яйца, которым обмазывали еду перед запеканием в духовке, оставшегося у них еще с вечера. А вместо мяса взяли ветчину… Поколдовав некоторое время, соорудили необходимое блюдо (омлет с мясом) и отдали его официантам. После чего шеф-повар неожиданно напугалась, что «ее сейчас начнут бить клиенты, когда увидят то, что они приготовили» (цитата) и с волнением ждала этого чудного мгновенья, закрывшись в туалете, куря сигарету (что было естественно запрещено)… В итоге, ко всеобщему удивлению, клиенты ничего не заметили, что в общем то в 4 утра понятно. Но, тем не менее, такая ситуация в принципе недопустима в заведении, следящим за своей репутацией. Повара были за это наказаны. Конечно, в общепите постоянно возникают неожиданные ситуации, и персонал всегда должен уметь из них «выкручиваться», но, тем не менее, от их действий не должен страдать клиент и имидж заведения.
Поэтому работая в своем кафе, начинающий ресторатор, должен тщательно следить за каждым сотрудником:
- следить за всем документооборотом и присутствовать за снятием остатков, а периодически затевать неожиданную проверку кухни.
- смотреть за работой бармена, который будет стремиться не долить клиентам напитки.
- контролировать систему заказа продукции, чтобы всегда указные в меню блюда и напитки, были и в ассортименте;
- заставить всех официантов наизусть знать меню и прекрасно в нем ориентироваться, а не запинаться перед клиентом, который попросит порекомендовать какое-нибудь блюдо.
- и быть всегда в курсе всех вещей, происходящих в его заведении.
И лишь в таком случае Ваш бизнес сможет начать работать эффективно. В Энциклопедии Дом советов Вы всегда найдете полезную информацию, которая поможет сделать Вашу жизнь яркой и интересной, а работу увлекательной и максимально прибыльной.
